調達工数削減プロジェクト～MISUMI入荷チェック編～

もう今年も残すところあと2週間となりましたね。今年は忘年会を実施される、既に実施した企業さんも多いのではないでしょうか。シナジーは全体での忘年会は今年までは様子見かなぁと思ってますが、部署毎ではやったりするかもしれませんね。（私は一人部署なので誰からも誘われませんが）

そんなこんなで2022年もあっという間ではございましたが、広報活動の一環として、現在調達課の入荷チェックに時間がかかってしまっている部分の業務改善に取り組んでいます！（…広報？）

具体的にはどういうことかと言いますと、まずは調達課の現在のお仕事内容から軽くご説明しましょうかね。

調達課

それは

シナジーの全ての部材を

最短で

最安で

最高品質のものを揃える

スペシャリスト部隊

要するに、機械を作るために必要なビス一本から大きなロボット、はたまた加工品を削り出すための基になる材料までも全ては外部から購入するわけなんですが、その仕入れまでの手続きを一括して行うのが調達のお仕事なんです。

なーんだ簡単じゃん！とか思ってませんか！？そんなこと思ってたら~~調達課のＫリーダーに~~怒られますからね！

皆さんが普段買い物をすると言っても、Ａｍａｚｏｎや楽天でポチポチするぐらいですよね。しっかり値段気にする人とかだったら価格ドットコムとかで最安値を調べたり、ネット価格を持って地域の家電量販店に交渉に行ったりするかもしれませんね。ちなみに私は後者で、そこにまとめて全部買うからさらに値引き交渉とかします！~~付いたポイントは妻に内緒で新しいＰＣパーツの調達用に・・・~~

しかーし、シナジーの調達はワンポチじゃ終わらないんですよ！

①見積

②納期交渉

③価格交渉

④発注

⑤納期短縮交渉

⑥入荷チェック

⑦現場へ払い出し（仕分）

⑧現場から余剰品の受け入れ

➈在庫管理

といった形で、ものすごい業務フローなんですよね（細かく書くとまだあると思います）。その中でも非常に手間がかかってしまってうのが⑥入荷チェック工程と⑦現場へ払い出し（仕分）工程かなと思っていまして、ここへのテコ入れ第一弾として⑥入荷チェック工程の業務改善を開始したってお話です。

～今までの入荷チェック～

シナジー作成の現品票（バーコードがついたﾗﾍﾞﾙみたいなもの）をつけてもらえる製品→生産管理ソフトと連携させたバーコードリーダで読み取ることで簡単に可能！

But

現品票がつけられない製品、具体的にはＭＩＳＵＭＩ（産業用部品専門のＡｍａｚｏｎみたいな感じ）経由で購入した製品は、紙の納品書に発注番号と型式、数量が一覧でバーッと書いてあるのですが、製品1点1点のﾗﾍﾞﾙについた発注番号と納品書の一覧を見比べながら１つずつ確認して手書きでチェックしていき、さらにきちんと入荷したという情報を入れるために、管理ソフト内で今日入荷した発注番号だけを探してチェックを入れていかなければいけないという非常に時間がかかっていました。

【業務改善第一弾～心が折れる編～】

ＭＩＳＵＭＩの管理番号はラベルにバーコードとして印字されていたため、ミスミ番号と自社の発注番号を紐づける数式を入れたエクセルファイルを作成して、1.ミスミ発注データ　2.自社内の発注データ　3.ミスミバーコードデータを取り込んで、照合をかけて自社管理ソフトに取り込むためのＣＳＶファイルを作成させるシステム（笑）を作成＆マニュアル作成しました。

＜結果＞

難しすぎてマニュアルも読んでないってことで、一度も使ってもらえませんでした（泣

もうね、ここで私は心折れてしまってるわけですね、はい。

しかしそんな時にシナジーに一本の電話が！！

「株式会社ミスミの者ですが・・・実は新たにバーコードを読むだけで簡単に入荷チェックができる”無料”ソフトのご提案をさせていただきたく・・」

！！？？

「はい、すぐにでも来てください。お願いします。心の底からお待ちしております。」※電話の内容は多少脚色しております

【業務改善第二弾～救世主現る～】

心をめっきり折られた広報のもとに2名のミスミ担当者様がいらっしゃいました。同席したのは弊社調達課リーダーのＫさん。

入荷システムの説明の前に、現状の弊社の発注データと現在のチェック方法などのヒアリングがありました。

ヒアリングを終えてミスミ担当者様から一言・・・

「よくこれだけの物量を管理されていましたね。我々が言うのもおかしいかもしれませんが、本当に苦労されていましたね。」

↑その時のＫリーダーの表情
聞けば、弊社の発注量というのは相当多いらしいです。幸い弊社管理システム自体がミスミと連携しているため、発注処理自体は簡略化できているのですが、やはり問題は入荷受入の工程にありました。

Ｋリーダーは「それができればすごく楽になります！」って５～６回ぐらい言ってたんじゃないかな？いかに今まで苦労してたのかが分かりました。

そんなこんなで、第一弾でイケてないシステムを作った広報、ミスミさんのアプリ内容を聞くと、ほぼ構造としてはニアリーな仕組みでしたが、大幅に手順が減っているだけでなく、きちんとしたアプリケーションとなっているため、視認性も非常に高い使いやすいものになっていました。※広報はアプリ開発なんてできません。ただエクセルでなんとかできんじゃね？って感じのレベルです。

そしてこれが”無料”ときたら早速申込するしかない！ってことで、打合せの後にすぐ申込を行い、アプリをＤＬして色々いじくり倒してみました。

そして今回もちゃんとマニュアルまで作成しました。あとは調達さんがテスト運用してくれるだけです。

来週から本格的にテスト運用していこうと思いますが、10中８，９上手くいくと思ってます。

ミスミのご担当者のＫさん、Ｈさんありがとうございました！